Wie die BaFin in einem aktuellen Rundschreiben vom 26. September 2014 mitteilt, erfüllt das Einscannen von zur Überprüfung der Identität vorgelegten Dokumenten i.S.v. § 4 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 GwG oder von zur Überprüfung der Identität vorgelegten oder herangezogenen Unterlagen i.S.v. § 4 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 GwG die Pflicht zur Aufzeichnung der in diesen Dokumenten oder Unterlagen enthaltenen Angaben. Damit stellt die Bafin das Einscannen von Dokumenten dem Kopieren von Dokumenten der zur Überprüfung der Identität vorgelegten Unterlagen gleich.

Praxistipp:

Es ist zu beachten, dass die kopierten bzw. eingescannten Unterlagen fünf Jahre aufzubewahren sind. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet. In den übrigen Fällen beginnt sie mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Angabe festgestellt worden ist. Auf Verlangen sind die aufbewahrten Unterlagen unentgeltlich den zuständigen Aufsichtsbehörden auf Verlangen vorzulegen.

Das Rundschreiben der BaFin richtet sich an:

alle Kreditinstitute, Finanzdienstleistungsinstitute, Zahlungsinstitute, E-Geld-Institute, Agenten i.S.d. § 1 Abs. 7 ZAG, E-Geld-Agenten i.S.d. § 1a Abs. 6 ZAG, Unternehmen und Personen i.S.d. § 2 Abs. 1 Nr. 2c GwG, Kapitalverwaltungsgesellschaften, Zweigniederlassungen von EU-Verwaltungsgesellschaften und ausländischen AIF-Verwaltungsgesellschaften, ausländische AIF-Verwaltungsgesellschaften, für die die Bundesrepublik Deutschland Referenzmitgliedstaat ist und die der Aufsicht der BaFin gemäß § 57 Absatz 1 Satz 3 KAGB unterliegen, Versicherungsunternehmen, die Lebensversicherungsverträge bzw. Unfallversicherungsverträge mit Prämienrückgewähr anbieten sowie Finanzholding-Gesellschaften und gemischte Finanzholding-Gesellschaften in der Bundesrepublik Deutschland.